Business Intelligence – BI– O que falta para funcionar bem?

O Cenário
São anos que lidamos com implantações de BIs que desapontam os que investiram na ferramenta. Como corolário dessa situação, temos também a percepção dos riscos inerentes à implantação de vários sistemas de TI.

Temos registros estatísticos de casos em que a taxa de aceitação plena dos sistemas instalados foi de 2%. Outras estatísticas de importância mundial apresentam índices de problemas superior a 70%. Em uma amostra de 8.000 projetos conduzidos por 350 empresas, somente 1.280 projetos foram identificados como bem sucedidos. Inteiramente satisfatórios, menos de 400 projetos. Pesquisa conduzidas por nós, amostra de 67 empresas, o percentual de sucesso pleno foi muito baixo, próximo de zero.

Ainda no campo da estatística chama a atenção o percentual de 189% de custo a maior em relação ao orçado e 220% de tempo a maior para implantação em relação ao projetado.

O que impressiona é que muitos aceitam como normal esta situação. As coisas são assim!!!!

A Análise
O que aparece de imediato é a grande distância entre as partes contratantes na especificação da demanda. Nem quem está contratando e nem quem está oferecendo domina completamente as necessidades do negócio. Tivemos recentemente o caso de uma empresa que opera contratos através de filiais, com o emprego pesado de recursos de logística. A empresa tinha contratado a implantação de um sistema ERP com visão contábil, cadência mensal e entendia que essa era a solução. Tivemos que mostrar para eles a necessidade de mais oito sistemas de TI para que pudessem ter absoluto controle e gestão em tempo real das atividades do seu negócio. A vida acontece no dia a dia, não na cadencia mensal.

O que aconteceu no caso em questão e acontece sempre, é que o contratante não se deu conta de um fundamento muito importante: no passado pensávamos que a cadeia de valor onde uma empresa está inserida, era formada pelo trabalho realizado e entregue. Continua sendo verdade, mas a formação do valor nessa cadeia de valor, só acontece na sua plenitude,pela qualidade e pronta disponibilização da informação (Marília Neves da Rocha Santos). Portanto, toda informação que leva à agregação de valor precisa estar monitorada, deve ser imediata e perfeita.

Outra questão que aparece de forma muito forte é a questão da destinação da informação, em particular no caso dos ERPs. Há um pressuposto de que sistemas tipo ERP se destinam a atender os Back Offices e sua aquisição é decidida por eles. Com esse reforço de interesse, os que estão nas linhas de frente, gerando valor para a empresa, são obrigados a trabalhar na mesma cadência dos sistemas contábeis, onde tudo se realiza com a velocidade mensal. As equipes de Back Offices cuidam de si mesmas, mas não atendem adequadamente os interesses dos que estão na linha de combate. Tudo se passa como montar um exército em que os serviços de intendência ficam contanto os custos, decidindo o que pode e não pode e alimentando a linha de frentesegundo suas visões. Foi esse exatamente o caso de tantas empresas como aquela que exemplifiquei acima. Dessa forma, o exército sempre perde.

Questões de Fundamentos de Gestão
Hoje já são bem pacíficos os conceitos de Gestão por Camadas Sucessivas. Conceito naturalmente decorrente dos fundamentos de Metodologia Analítica, considera que uma empresa deve ser gerida por camadas que se sucedem, uma alimentando a outra.

Desta forma temos a primeira camada que é a dos desempenhos físicos. Desempenho do trabalho realizado como tal e não como forma de custos. Aqui está um primeiro entendimento do que acontece na empresa. Em seguida associamos a esse desempenho do trabalho receitas e custos variáveis. Feita essa associação, medimos e associamos o consumo de capital de giro dos variáveis no trabalho realizado. Consolidamos tudo o que é variável. Associamos os custos fixos e de ocupação. Fechamos a Entidade Ciclo Financeiro/Econômico da empresa. Associamos passado e futuro e temos o desempenho da Entidade Empresa. No fim, o Fluxo de Caixa Livre.

As ferramentas de BI
O que mais temos feito nas empresas é a sua reinterpretação para que ferramentas BI funcionem. Aqui entram como questões fundamentais os passos necessários para construir a ferramenta.

Na nossa prática adotamos sempre uma sequencia que sempre deu certo. O primeiro foco de atenção passa por decidir como uma atividade, um negócio deve ser interpretado. Essa interpretação mostra como ele deve ser analisado para efeito de constatação da realidade dos resultados e como deve ser monitorado para efeito de sustentação do operacional no dia a dia.

O segundo momento é o da construção do Portal de Informações que precisa ser construído para sustentar as análises e os processos de decisão e comando. Muitas vezes chamamosesse portal de Modelo de Análise.

O que vem em seguida é a dedução dos Sistemas de Informação que devem existir para alimentar o Portal de Informações. De forma muito interessante, costumamos definir Organogramas somente depois que essa estrutura de análise e informação está consistida. A razão é simples. Governa quem tem informação de origem certificada e consistida. Caso contrários, temos nas empresas muito recurso tentando reinventar a informação. O valor de agregação das cadeias de valor se perde. Temos custos a maior e custos ocultos imensos por falta de informação adequada.

Ao longo da experiência de reinterpretar as empresas para que os BIs funcionem percebemos que uma primeira lição de casa é construir os BIs dentro dos fundamentos da Gestão por Camadas Sucessivas.Sempre obtemos melhores resultados.

Entidades Simples e Entidades Complexas – Gestão por Ponto Flutuante
O conceito de Gestão por Camadas Sucessivas fica mais importante ainda quando trabalhamos o universo das entidades complexas. Por exemplo, um hospital, um pronto socorro é uma entidade complexa. Uma linha de fabricação de ônibus é uma entidade complexa. Outros conceitos como o da Gestão por Ponto Flutuante se fazem necessários e afetam diretamente os BIs que passam a ser efetivamente ferramentas muito importantes.

Luiz Bersou